Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten:

• Das Führen des Anlagen- und Verfahrensverzeichnises.
• Hinweise  zur Datensicherheit zu geben.
• Auskünfte  zu Fragen des Datenschutzes zu geben
• Die Formulare  für die Freigabe automatisierter Verfahren bereitzustellen.

Hinweise zum Umgang mit Rechnern auf denen datenschutzrechtlich relevante Verfahren angewandt werden.

• Allgemein
• Ausdrucke (mit persönlichen Daten) gehören nicht in den Papierkorb sondern in den Schredder.
• Speichern Sie Ihre Daten im Netzwerk. Bei Verlust des Rechners gehen die Daten nicht verloren.
• Umgang mit dem Rechner
• Es sollten die aktuellen Patches installiert sein, sowie die aktuellen Sicherheitseinstellungen verwandt werden.
• Es sollten auf dem Rechner nur Programme, die vom Administartor installiert worden sind, verwendet werden.
• Es sollten keine Daten auf der unsicheren lokalen Festplatte gespeichert werden. Sind Programme im Einsatz, die nur lokal schreiben können, so sollte der Rechner besonders gesichert sein. Der Zugriff auf die Festplatte kann zum Beispiel durch verschlossse, angekettete Rechner, durch Ausbau von Diskettenlaufwerken, deaktivieren des Rechnerstarts von CD-ROM sowie BIOS-Passwörtern erschwert werden.
• Umgang mit Passwörtern
• Verwendung vom guten Passwörtern, die man sich auch merken kann. Muss man sie dennoch aufschreiben, so sollte der Zettel nicht am Arbeitsplatz liegen.
• Verwenden Sie einen Bildschrimschoner mit Passwort und kurzer (höchstens 5 Minuten) Auslösezeit und aktivieren Sie ihn, bei kurzzeitigem Verlassen des Raums.
• Bei längerer Abwesendheit vom Rechner abmelden und Raum verschließen.
• Virenschutz
• Der Virenscanner darf niemals deaktiviert sein, und sollte seine Virensignaturen häufig (mindestens 1 mal Tag, besser stündlich) aktualisieren.
• WWW
• Wegen den direkten Zugriffsmöglichkeiten zum Betriebssystem, und der vielen Sicherheitsmängel, sollte der Internet Explorer nur in Außnahmefällen mit bekannten Web-Seiten verwendet werden. Der Einsatz von Opera, Netscape oder Mozilla ist vorzuziehen.
  Da der Inhalt beim Betrachten ungefiltert zum Rechner gelangt, ist der Einsatz eines Virenscanners dringend anzuraten.
  Es sollten dubiose Web-Angebote auf jeden Fall gemieden werden.
• Email
• Beim Empfang aus dem Internet werden die Emails zwar gegen Viren getestet, allerdings können ohne weiteres gefährliche Programme übertragen werden. Ein Virenscanner ist deshalb dringend zu empfehlen. Im Email-Programm sollte das direkte Betrachten von HTML-Mails deaktiviert sein. Auch ist es dringend zu empfehlen keine Word-Datei direkt mit Word zu öffnen. Hierzu sollte immer ein Dateibetrachter Verwendung finden, der keine Makros ausführen kann. Ausführbare Dateien sollten niemals geöffnet oder gar ausgeführt werden. Um seine Emailadresse nicht unnötig einem Spammer zu verifizieren, sollte man keine automatischen Antworten verwenden. Abwesendheitsmitteilungen sind nicht nützlich und geben einem Adresssammler ebenfalls Hinweise auf die Gültigkeit einer Adresse.

Weitere Hinweise kann man dem Angebot des

bayerischen Landesbeauftragten für Datenschutz (Externer Link) entnehmen.