Datenschutzerklärung PRIMUSS

Datenschutzerklärung für das Bewerbungs- und Studierendenportal PRIMUSS

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (Europäische Datenschutzgrundverordnung - DSGVO, Bayerisches Datenschutzgesetz – BayDSG, Bayerisches Hochschulgesetz-BayHSchG). Im Rahmen dieser Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die für Sie relevanten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens um Studienplätze, unseres Immatrikulationsverfahrens sowie im Rahmen der Studierenden- und Prüfungsverwaltung für eingeschriebene Studierende und der Stipendien- und Alumniverwaltung.

Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen Entwicklungen entspricht; in diesen Fällen werden Sie bei der nächsten Nutzung entsprechend informiert.

Verantwortlich

(Art. 13 Abs. 1 Lit. a DSGVO)

Hochschule für angewandte Wissenschaften Coburg
Friedrich-Streib-Straße 2
96450 Coburg

vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Christiane Fritze

T.: +49 9561 3170
F.: +49 9561 317 275
E-Mail: poststelle[at]hs-coburg.de

Behördliche Datenschutzbeauftragte

(Art. 13 Abs. 1 Lit. b DSGVO)

Yvonne Kossmann

T. +49 9561 317 443
E-Mail: datenschutz[at]hs-coburg.de

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

(Art. 13 Abs. 1 Lit. c DSGVO)

Nutzung Ihrer Daten während des Bewerbungs- und Einschreibungsverfahren

Wir nutzen die erhobenen persönlichen Daten, um Ihre Studienplatzbewerbung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten ebenso wie für das an eine erfolgreiche Studienplatzbewerbung anschließende Einschreibungs- bzw. Immatrikulationsverfahren. Im Bewerbungsverfahren nutzen wir Ihre persönlichen Daten ausschließlich für den Kontakt mit Ihnen und die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.

Nutzung Ihrer Daten während des Studiums

Wenn Sie sich an der Hochschule für angewandte Wissenschaften Coburg immatrikulieren, werden Ihre persönlichen Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, zur Unterstützung für die Bearbeitung Ihrer internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester, für Stipendienangelegenheiten und als Grundlage für die Talentförderung sowie zur Unterbreitung von Unterstützungs- und Beratungsangeboten im Rahmen Ihres Studiums übernommen.

  • Onlinedienste der Hochschule
    Wir nutzen die erhobenen Daten um Systemzugänge (Netzwerk, Online-Portale, Lernplattformen, Bibliotheksnutzung, Raumnutzungen, persönlichen Stundenplan) zu steuern.
  • Studierenden- und Prüfungsverwaltung
    In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt mit Ihnen, für das Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anerkennung etc.) sowie für die Praktikums-, Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt.
  • Stipendienangelegenheiten
    Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfassen wir Ihre über die Hochschule abzuwickelnden Stipendienanträge (z.B. Deutschlandstipendium) und nutzen die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information über Stipendienprogramme, die Talentförderung und die Vergabe von Preisen an Studierende und Absolventen/-innen. In einigen externen Förderprogrammen haben die Hochschulen ein Vorschlagsrecht zu nach den jeweiligen Kriterien geeigneten Studierenden: Wir ermitteln in den Systemen die Studierenden, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag mit der Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an externe Stipendiengeber erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.
  • Auslandssemester
    Mit Ihren persönlichen Daten unterstützen wir auch Ihre Bewerbung um Plätze an ausländischen Partnerhochschulen.
  • Moodle
    Auf unserer Lernplattform Moodle nutzen wir aus dem Studierendenportal Ihren Nutzernamen, Ihren Vor- und Nachnamen, den Studiengang und die Studiengruppe um Ihnen rechtskonform authentifiziert und zielgruppenspezifisch den Zugang zu Kursräumen, Skripten und Informationen einzelner Organisationseinheiten (Fakultäten, Studiengänge etc.) zu ermöglichen.

Nutzung Ihrer Daten nach dem Studium (Alumniangebote)

Wenn Sie nach Ihrem Studium mit uns als Alumni in Kontakt bleiben wollen, ist eine separate Erklärung/Anmeldung erforderlich: Nur dann nutzen wir die Daten für passgenaue Alumniangebote an Sie.

Protokollierung

Als Bewerber und wenn Sie bei uns immatrikuliert sind, erhalten Sie von uns jeweils passwortgeschützte Systemzugänge für die digitale Erledigung Ihrer Bewerbung und Ihrer Anträge und Verfahren in den PRIMUSS-Portalen für Bewerber/-innen und Studierende: Wir protokollieren Ihre Zugriffe und Aktivitäten, um jederzeit die Rechtmäßigkeit der Zugriffe nachvollziehen und die Aktivitäten nachweisen zu können. Darüber hinaus erfolgt keine Nutzung der Protokolldaten.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist Art.6 Abs. 3 Ziff b DSGVO i.V.m. Art. 42 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG), dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz (BayHZG) und der Immatrikulationssatzung der Hochschule Coburg vom 24.10.2017, sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG).

Für die Speicherung Ihrer privaten Emailadresse sowie der privaten Telefonkontaktdaten ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Lit.e DSGVO: Ihre privaten Kontaktdaten ermöglichen Ihnen und uns in Eilfällen wie Prüfungsterminierungen, Abstimmungen zu Anträgen und Entscheidungen u.ä. eine effiziente Abwicklung wie sie erfahrungsgemäß über die Emailaccounts der Hochschule Coburg nicht möglich ist. Da wir Ihre privaten Kontaktdaten lediglich intern nutzen, intern nur an berechtigte Serviceeinheiten und nicht extern weitergeben, stehen dem nicht Ihre Interessen oder Grundrechte, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegend entgegen.

Empfänger bzw. Kategorien der Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

(Art. 13 Abs. 1 Lit. e DSGVO)

Die Hochschule Coburg gibt Ihre Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Ermächtigungen oder mit Ihrem Einverständnis weiter. Darüber hinaus erfolgt keine Datenweitergabe.

Bei Studiengängen, die am bundesweiten Zulassungsabgleich, dem sog. „dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV)“ teilnehmen, werden Ihre Bewerbungsdaten an die für das DoSV zuständige Stiftung für Hochschulzulassung (siehe: www.hochschulstart.de) für den bundesweiten Bewerbungs- und Zulassungsabgleich übermittelt und mit den dort von Ihnen hinterlegten Daten abgeglichen (Rechtsgrundlage § 37 a Bayerische Hochschulzulassungsverordnung).

Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich Ihrer Daten mit Ihrer Krankenkasse (Rechtsgrundlage Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung, SKV-MV vom 27. März 1996 in der aktuellen Fassung) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studentenwerk Oberfranken im Zusammenhang mit von Ihnen dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

Wir betreiben unsere Bibliothek und unsere Bibliothekssysteme im Verbund mit dem Bibliotheksverbund Würzburg/Schweinfurt/Aschaffenburg und Hofbibliothek Aschaffenburg: Sie können sowohl die Bibliothek der Hochschule Coburg als auch die des Bibliothekverbundes nutzen, dafür stellen sich die Bibliotheken gegenseitig die Benutzerdaten zur Verfügung. Die Systeme und Daten selbst werden am Leibnitz-Rechenzentrum, einem Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften, gehostet und von der Verbundzentrale des BibliotheksVerbund Bayern einer Abteilung der Bayerischen Staatsbibliothek technisch administriert.

Die Hochschule hat in vielen Stipendienprogramme ein Vorschlagsrecht für mögliche Kandidaten/Kandidatinnen unter den Studierenden: Ihre Kontakt- und Leistungsdaten geben wir stets nur mit Ihrer Einwilligung weiter. Eine Datenweitergabe auch ohne Ihre Kenntnis ist zulässig auf der Grundlage des Art. 27 Bayerisches Datenschutzgesetz, BayDSG zur Vorbereitung und Durchführung staatlicher oder kommunaler Auszeichnungen oder Ehrungen.

Soweit Sie sich für einen Studiengang entscheiden, den wir in Kooperation mit einer oder mehreren anderen Hochschule anbieten bzw. gemeinsam Abschlüsse verleihen, übermitteln wir der/den Partnerhochschule/n Ihre studien- und abschlussrelevanten persönlichen Daten. Hierbei ist/sind diese Hochschule/n in gleicher Weise auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Die Hochschule Coburg betreibt PRIMUSS als Prüfungs-, Immatrikulations- und Studierendenverwaltungssoftware im Verbund mit neun weiteren Hochschulen. Die Systeme einschließlich der Online-Portale werden zentral im Regionalen Rechenzentrum Erlangen-Nürnberg gehostet und vom PRIMUSS-Verbund administriert. Für den PRIMUSS-Verbund sind dessen Kompetenzzentren zuständig: Für die zentrale Administration und den Second-Level-Support der Onlinedienste ist das das PRIMUSS-Team der Hochschule Coburg, für den Second-Level-Support der Verwaltungsprogramme die Technische Hochschule Ingolstadt. Sie erreichen die dortigen Ansprechpartner unter techadmin[at]primuss.de oder info[at]primuss.de.

Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

(Art. 13 Abs. 2 Lit. a DSGVO)

Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung genutzt. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, werden diese Daten sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht, es sei denn, Sie haben sich mit der Nutzung für weitere Informationen einverstanden erklärt.

Wenn Sie bei uns immatrikuliert sind, speichern wir Ihre persönlichen Daten für die Dauer Ihres Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:

  • Anträge und sonstiger Schriftverkehr wird für die Dauer des Studiums und für sechs Monate darüber hinaus gespeichert, um den Studienverlauf nachvollziehen und ggfs. entsprechende Bescheinigungen etc. ausstellen zu können.
  • Prüfungsunterlagen sind nach § 12 der Rahmenstudienordnung für die Fachhochschulen in Bayern (RaPO) für zwei Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Ihnen das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt wurde. Prüfungsunterlagen, die Gegenstand eines Widerspruchs- oder Klageverfahrens sind, werden davon abweichend bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert.
  • Eine reduzierte Prüfungsakte wird für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie exmatrikuliert werden.
  • Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studentenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.
  • Ihre Daten in den Bibliothekssystemen werden spätestens 3 Monate nach Beginn des der  Exmatrikulation folgenden Semesters gelöscht, außer es bestehen zu diesem Zeitpunkt noch Forderungen der Bibliothek gegenüber dem Nutzer/der Nutzerin.
  • Ihre Daten auf der Lernplattform Moodle werden nach festgelegen Regelfristen gelöscht – Stammdaten werden 730 Tage nach der letzten Anmeldung gelöscht; nähere Einzelheiten sind in der Datenschutzerklärung der Lernplattform hinterlegt.

Die genannten Löschfristen gelten vorbehaltlich der speziellen Regelungen des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) – hiernach müssen archivierungswürdige Unterlagen/Daten vor der Löschung  bzw. Anonymisierung zur Archivierung angeboten und ggf. übergeben werden.

Ihre Rechte als Betroffene

(Art. 13 Abs. 2 Lit. b DSGVO)

Sie haben gem. Art. 15 DSGVO das Recht Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche persönlichen Daten von Ihnen gespeichert sind, zu welchem Zweck sie genutzt werden, an wen die Daten übermittelt wurden, ggfs. woher die gespeicherten Daten stammen, sofern Sie nicht bei Ihnen persönlich erhoben wurden. Sollten Sie der Meinung sein, es werden unrichtige persönliche Daten über Sie gespeichert, haben Sie ein Recht auf Berichtigung dieser Daten gem. Art. 16 DSGVO bzw. gem. Art. 18 DSGVO auf Einschränkung der Verarbeitung bis zu Klärung der Richtigkeit. In Bezug auf personenbezogene Daten, die für den erhobenen Zweck nicht mehr benötigt werden, haben Sie ggfs. ein Recht auf Löschung von Daten gem. Art. 17 DSGVO, soweit der Löschung keine Gründe gem. Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen.

Art. 20 DSGVO begründet Ihr Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt zu bekommen bzw. darauf, dass einem anderen von Ihnen benannten Verantwortlichen diese Daten direkt zur Verfügung gestellt werden.

Im Falle einer erteilten Einwilligung haben Sie das Recht zum jederzeitigen Widerruf Ihrer Einwilligung, wobei die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf hiervon unberührt bleibt (Art. 7 Abs.3 DSGVO).

Beschwerderecht

(Art. 13 Abs. 2 Lit. d DSGVO)

Sollten Sie als Betroffene oder Betroffener der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DSGVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs auch das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule Coburg zuständige Aufsichtsbehörde ist gemäß Art. 15 BayDSG der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD). Sie erreichen ihn unter: poststelle[at]datenschutz-bayern.de

Ihre Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten / Mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

(Art. 13 Abs. 2 Lit. e DSGVO)

Gemäß Art. 42 Abs. 4 Bayerisches Hochschulgesetz (BayHSchG) sind Sie zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung Ihrer Bewerbung und Ihres Studiums verpflichtet. Sollten Sie abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angeben, können Sie darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verlieren.

Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

(Art. 13 Abs. 2 Lit. f DSGVO)

An der Hochschule Coburg werten wir im Bereich der Talentförderung, für Stipendienvorschläge (s.o.) und für  das Angebot gezielter Unterstützungsangebote für einen erfolgreichen Studienverlauf die Daten der Studierenden nach den jeweiligen Kriterienkatalogen hierfür aus. Auf dieser Grundlage werden Sie ggfs. entsprechend informiert, ggfs. zur Antragstellung aufgefordert bzw. direkt von der Hochschule angesprochen. Unabhängig davon stehen die grundsätzlichen Informationen für die Talentförderung, Stipendienprogramme und Unterstützungsangebote auf den üblichen Portalen für alle Studierende zur Verfügung.

Widerspruchsrecht

(Art. 21 Abs. 1 DSGVO)

Sie haben das Recht gegen die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1Lit.e DSGVO gestützte Verarbeitung Ihrer privaten E-Mailadresse und Telefonkontaktdaten sowie gegen das ebenfalls auf diese Rechtsgrundlage gestützte Profiling (s.o) aus Gründen, die sich aus einer bei Ihnen ggf. vorliegenden besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch unter datenschutz[at]hs-coburg.de einzulegen. Die Hochschule Coburg verarbeitet dann Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn es stehen dem zwingende schutzwürdige für die Verarbeitung entgegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.   

Stand der Datenschutzerklärung: 25. Mai 2018